استفاده از سیستمهای یکپارچه مزایای متعددی را برای کسبوکارها رقم می زند که از آن جمله میتوان به بهبود کارایی، افزایش تصمیمگیری هوشمندانه و ایجاد مزیت رقابتی نام برد. معماری سیستم های یکپارچه به نحوی میباشند که نرمافزارهای گوناگون ضمن اینکه بهصورت مستقل کار میکنند، به عنوان یک سیستم واحد نیز بهشمار میآیند. اجرای چندین نرمافزار که یکپارچه نیستند معایب متعددی دارد. یکپارچهسازی باعث می شود که اطلاعات از سیستم دائماً بازیابی و فرصت استفاده مجدد از آن را در سیستم دیگر فراهم می کند. اطلاعات در سیستمهای یکپارچه از یک سیستم به سیستم دیگر به اشتراک گذاشته میشوند و به شما این امکان را می دهد که در حین استفاده از نرمافزار به ویژگیها و گزینههای بیشتری دسترسی داشته باشید.
در این مقاله قصد داریم به برخی از مزایای سیستمهای یکپارچه بپردازیم.
مزایای استفاده از نرم افزارهای یکپارچه (ERP)
- بهرهوری و کارایی
داشتن یک سیستم یکپارچه میتواند با حذف نیاز به وارد کردن دستی داده های مکرر به بهبود کارایی کمک کند. کارمندان می توانند داده های دقیق را برای پردازش بیشتر دریافت کنند زیرا سیستم به طور خودکار پایگاه داده مرکزی را بهروز می کند. در نتیجه، این به شما کمک می کند تا مقدار قابل توجهی در زمان صرفه جویی کنید.
- فرهنگ کار بهبودیافته
اجتناب از فرسودگی شغلی در بین کارکنان بخش مهمی از یک تجارت است. فرسودگی شغلی اولاً به این دلیل اتفاق میافتد که کارکنان احساس میکنند باید سختتر کار کنند و ثانیاً سخت کار میکنند بدون اینکه پیشرفت واقعی داشته باشند. کارهای خسته کننده مانند ورود دستی داده ها و گزارش از بین اسناد انباشته شده و متعاقب آن، کارمندان شما را برای یافتن زمان برای تمرکز روی کارهای سطح بالاتر استرس می دهد.
با یکپارچهسازی سیستمهای خود، می توانید حجم کاری کارکنان خود را کاهش دهید و این باعث میشود استرس کمتری به آنها وارد شود. در نتیجه، آنها زمان بیشتری برای تمرکز روی کارهایی خواهند داشت که می تواند کسبوکار شما را توسعه دهد و این باعث می شود کار آنها معنادارتر شود و فرهنگ کلی کار بهبود یابد.
- کاهش تنگناها
گلوگاه در یک کسبوکار نقطه ازدحام در یک سیستم تولید است که سیستم را متوقف یا به شدت کند میکند. به عبارت دیگر، گلوگاهها قادر به پردازش سریع همه موارد کاری نیستند تا آنها را بدون ایجاد نوعی تاخیر به مرحله بعدی عملیاتی برسانند. ناکارآمدیهای ناشی از گلوگاه اغلب هزینههای تولید بالاتری را ایجاد میکند. تنگناها میتوانند به دلایل مختلف از خطای انسانی گرفته تا مدیریت ضعیف سیستمها رخ دهند. در مورد سیستمهای غیریکپارچه، سیستمهای ناکارآمد به معنای کاهش سرعت بیشتر است و از تأخیرهای ارتباطی گرفته تا دادههای مخفی را شامل میشوند. توانایی یک سازمان بزرگ برای عمل سریع با داشتن سیستمهای مختلف به شدت کاهش مییابد. سیستم های یکپارچه این گلوگاه ها را از بین می برند و نیاز به رفت و برگشت غیر ضروری را کاهش می دهند. این منجر به کارایی بیشتر در سراسر سازمان می شود.
- بهبود امنیت داده ها
صفحات گسترده ایمن نیستند، حتی اگر آنها با رمز عبور محافظت شوند. هرکسی که به آن رمز عبور دسترسی داشته باشد می تواند به همه داده های مشتری شما دسترسی داشته باشد. کافی است یک کارمند روی پیوند اشتباه کلیک کند و یا یک بدافزار روی سیستم شما قرارگیرد تا شما با یک نقض بزرگ امنیت اطلاعات روبرو خواهید شد.
سیستم های یکپارچه نیاز به استفاده از صفحات گسترده برای جمع آوری داده ها را از بین می برند. در عوض، اطلاعات حساس شما در یک پایگاه داده امن جمع آوری میشود.
- صرفهجویی در زمان و پول
همانطور که در بالا ذکر شد، با یک سیستم یکپارچه میتوانید وظایف را با کارایی بیشتری انجام دهید. در نتیجه میتوانید هزینههای غیر ضروری را کاهش دهید. سیستمهای یکپارچه نیاز به کارهای ساده را برطرف میکنند و به کارمندان شما زمان بیشتری برای تمرکز بر آنچه واقعاً مهم است میدهند. بهتر از همه، شما به کارمندان کمتری برای مدیریت این وظایف نیاز دارید. این بدان معناست که بدون کار بیش از حد کارکنان، کسبوکار خود را متمایز و بهروز نگه خواهید داشت.
چه کسب و کارهایی به ادغام نیاز دارند؟
سیستم های یکپارچه، راهکار مفیدی برای هر کسبوکاری، صرف نظر از اندازه یا صنعت هستند. نیاز به سیستمهای یکپارچه برای هر نوع شرکت (استارتاپ ها، کسبوکارهای آموزشی و شرکت های سازمانی) با هر هدفی (تبلیغات، تجزیه و تحلیل یا محتوا) وجود دارد.
هر کسبوکاری برای حذف ورود اطلاعات تکراری و سرعت بخشیدن در امور جاری خود از نرمافزار استفاده می کند. از طرفی برای بهبود اطلاعات و اتخاذ تصمیمات مدیریتی نیاز به اطلاعاتی داریم که از اعتبار بالایی برخوردار باشند. این اطلاعات باید در زمان مناسب در اختیار مدیران قرار گیرد. سیستمهای یکپارچه بنا بر خصوصیت ذاتی خود، اطلاعات را در یک شبکه درون سازمانی توسط کاربران مختلف و در نقاط مختلف جغرافیایی تولید می کنند. این اطلاعات چون توسط کاربران مختلف مورد تایید قرار میگیرند و دخالت کاربران در آن به حداقل می رسد باعث می شود، خطاهای کاربری کمتری به وجود آید و مدیران می توانند با اطمینان بالایی تصمیمات مدیریتی خود را اتخاذ کنند.
چرا از راهکارهای یکپارچه (نرم افزار ERP) استفاده کنیم؟
یکپارچهسازیها نیاز شما به نرمافزار جدید را با رشد و توسعه کسبوکارتان برطرف و ساده میکنند. آنها به شما اجازه میدهند سیستمی را که در حال حاضر استفاده میکنید فقط با افزودن لینک به سایر برنامهها و ویژگی های اضافی مورد نیاز خود حفظ کنید. این کار عملکرد کلی سیستم را بدون نیاز به بهروزرسانی نرمافزار بهبود می بخشد.
با بهرهبرداری از قابلیتهای یکپارچهسازی در سراسر سیستمهای خود، می توانید کسبوکار خود را برای دستیابی به طیف وسیعتری از وظایف با بهبود عملکرد نرمافزار تقویت کنید. این امر به ویژه با رشد و توسعه کسبوکار که در هر دوره تغییر میکنند مفید است. اگرچه نرمافزار شما ممکن است عملکردی را داشته باشد که هنگام شروع کسبوکار دوره خود به آن نیاز داشتید، اما احتمالاً نیازهای دیگری ایجاد می شود که با رشد کسبوکار شما به برنامه های کاربردی جدیدتری نیاز دارد.
یکپارچهسازی سیستم، سیستمهای نرمافزاری و برنامههای کاربردی مختلف را بهطور یکپارچه به هم متصل میکند و به دادهها اجازه میدهد به راحتی جریان پیدا کنند. از طریق یکپارچهسازی سیستم، شرکتها می توانند کارایی عملیاتی را افزایش داده و هزینه ها را کاهش دهند.
تأثیر یکپارچهسازی سیستم بر عملیات کسبوکارها
- هم افزایی بین عملیات تجاری بهبود داده میشود
یکپارچهسازی سیستم تأثیر عمیقی بر یکپارچگی فرآیندهای تجاری دارد. هنگامی که یک سیستم به خوبی یکپارچه شده باشد، کسبوکارها می توانند روش های مختلفی را خودکار کنند، به عنوان مثال میتوان به تهیه صورتحساب، زمانبندی تحویل و ردیابی سفارش اشاره کرد. اتوماسیون باعث ایجاد دقت، سرعت و کارایی در اجرای این فرآیندها می شود.
- بهبود سازماندهی دادهها
یکپارچهسازی سیستم به کسبوکارها اجازه میدهد تا مدیریت دادههای خود را برای بهبود کارایی سادهتر کنند. در سیستم یکپارچه، دادهها در یک مکان متمرکز ذخیره میشوند و سازمانها میتوانند ارزیابیهای تاثیرگذارتر، الگوهای مطالعه و تصمیمگیری خود را بهبود بخشند. علاوه بر این، یکپارچهسازی میتواند به حذف تکراری ها و اختلاف بین داده ها کمک کند، بنابراین احتمال خطاها و اشتباهات را به حداقل می رساند.
در کسبوکارهایی که سیستم های خود را یکپارچه کرده اند، به طور متوسط ۳۰ تا ۴۰ درصد بهبود در دقت داده ها دیده می شود.
- کاهش هزینهها
کسبوکارها میتوانند با بهکارگیری از سیستمهای یکپارچه (ERP)، هزینهها را کاهش دهند. با ترکیب اتوماسیون فرایندها، آنها میتوانند رویههای خود را ساده کنند و نیاز به کار دستی را به حداقل رسانند. علاوه بر این با یکپارچهسازی، نیاز به سیستم های نرمافزاری متعدد را میتوان حذف کرد و در نتیجه هزینههای خرید، نگهداری و پشتیبانی را کاهش داد.
کسب و کارها با استفاده از سیستم های یکپارچه ضمن بهبود در سازماندهی میتواند تا ۱۰% از هزینه های خود را از طریق یکپارچهسازی سیستم صرفه جویی کنند.
- افزایش تجربه مشتری
کسبوکارها میتوانند با یکپارچهسازی سیستمها، به تجربه مشتری شخصیتر و سادهتر دست یابند. یکپارچهسازی دادههای مشتری از منابع متنوع، کسبوکارها را قادر میسازد تا درک بهتری از رفتار، ترجیحات و الزامات مشتری داشته باشند. شرکت ها میتوانند محصولات و خدمات خود را بر این اساس سفارشی کنند، بنابراین میزان مشارکت و رضایت مشتری میتواند به طور قابل توجهی بهبود یابد. کسبوکارها میتوانند با استفاده از سیستمهای یکپارچه، ۴۰% بهبود در خدمات مشتریان را تجربه نمایند.
نمونه هایی از یکپارچهسازی سیستم در عملیات تجاری
یکپارچهسازی برنامهریزی منابع سازمانی (ERP)
اجرای سیستم یکپارچه (ERP) یک مثال معمولی و رایج از یکپارچهسازی سیستم در عملیات تجاری است. یک سیستم ERP عملیات های مختلف تجاری مانند امور مالی، فروش، موجودی و تولید را در یک سیستم یکپارچه ترکیب میکند. با یک سیستم یکپارچه (ERP)، کسبوکارها می توانند فرایندها را ساده کنند، کیفیت داده ها و در نتیجه تصمیمگیریها را بهبود بخشند.
یکپارچهسازی مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
یکپارچهسازی CRM نمونه معروف دیگری از یکپارچهسازی سیستم در عملیات تجاری است. با ادغام نرمافزار ارتباط با مشتریان(CRM) با سیستمهای دیگر، مانند بازاریابی و فروش، کسبوکارها میتوانند دید بهتری نسبت به دادههای مشتریان داشته باشند و آنها را قادر میسازد خدمات خود را شخصیسازی کنند و کمپینهای بازاریابی هدفمند ایجاد کنند.
یکپارچهسازی مدیریت زنجیره تامین (SCM)
یکپارچهسازی SCM حوزه دیگری است که یکپارچهسازی سیستم میتواند تأثیر قابل توجهی داشته باشد. با ادغامSCM با سیستمهای دیگر، مانند امور مالی، فروش و تدارکات، کسبوکارها میتوانند دید بهتری نسبت به فرآیندهای زنجیره تامین خود داشته باشند و آنها را قادر میسازد تا فرآیندها را بهینه کنند، هزینهها را کاهش دهند و کارایی را بهبود بخشند.
یکپارچهسازی در حسابداری مدیریت (MA)
سیستمهای یکپارچه (ERP) باعث تولید اطلاعات با کیفیت بالا میشوند. این اطلاعات از اعتبار بالایی برای گزارشگیری برخوردار هستند. از طرفی برای تهیه گزارشهای مدیریتی از قبیل تهیه بودجه و گزارشهای کنترلی نیاز به اطلاعات معتبر هستیم. در سیستمهای یکپارچه(ERP) می توان گزارش های مدیریتی با اطمینان بالا تهیه کرد که به اخذ تصمیمات هوشمندانه مدیریتی بسیار کمک می کند.
****************
در حال حاضر از جمله بهترین راهکارهای یکپارچه نرم افزاری (ERP) در ایران می توان به راهکار سازمانی یکپارچه شرکت دانشبنیان برهان سیستم پاسارگاد اشاره کرد.
نرمافزار ERP ایرانی برهان پلتفرمی است که شرکتها برای مدیریت و ادغام بخشهای اساسی کسبوکار خود از آن استفاده میکنند. این سیستم، راهکاری برای برنامهریزی منابع سازمانی میباشد و اشاره دارد به منابع داده ها و عملیات سازمانی که در بسیاری از بخشها توسط نرمافزار، یکپارچه و متمرکز می شوند. راهکار نرم افزار ERP برهان با پیوند دادن اطلاعات مربوط به تولید، امور مالی، بازرگانی، فروش و منابع انسانی در تهیه صورت های مالی و محاسبه بهای تمام شده در حوزه حسابداری مدیریت به یک شرکت کمک میکند تا مدیران در تصمیمات خود آگاهانه اقدام نمایند. این سیستم فناوریهای مختلفی را که توسط هر بخش از یک کسبوکار استفاده می شود، به هم متصل میکند و میتواند موارد تکراری پرهزینه و فناوری ناسازگار را حذف کند. سیستم ERP با یکپارچهسازی فرایندهای مختلف سازمان و با تولید گزارشات مدیریتی به مدیران در اخذ تصمیمهای هوشمندانه کمک میکند.
سلام تشکر از سایت خوبتون
مطالبتون خیلی مفیده
امیدوارم که همیشه سرزنده و سربلند باشید.
سلام مرتضی جان
ممنون بابت انرژی ای که دادید
رضایت شما تنها دلگرمی ماست.
سلام ممنون از مطلب خوبتون ممنونم
سلام بنفشه جان
مرسی از کامنتتون
تشکر از مقاله خوبتان
سلام
خواهش میکنم نظر لطف شماست.