مقدمه
در این مواقع اکثر افراد یا به دوستان و آشنایان مراجعه می کنند و سعی می کنند با تکیه بر تجربه آنها اقدام به انتخاب و خرید کنند و یا سعی می کنند با انتخاب یکی از محصولات برند و آشنای بازار خیال خودشان را راحت کنند.
اما سئوالی که مطرح است اینه که آیا این روش انتخاب روش صحیحی است؟ آیا با انتخاب و توصیه دوستان خود را از سایر انتخاب های بهتر محروم نمی کنیم؟ آیا با انتخاب برندهای مشهور در بازار هزینه گزاف پرداخت نمی کنیم؟ و ده ها سئوال دیگر…
ما در این مقاله سعی می کنیم در چند گام به روش سیستامتیک شما را کمک کنیم تا بهترین انتخاب را برای خرید نرم افزار حسابداری مناسب در کسب و کارتان داشته باشید. در گام اول ابتدا سعی خواهیم کرد شما را با روش دسته بندی نرم افزارهای حسابداری آشنا کرده و گروه کوچکتری از نرم افزارهای حسابداری را از میان ده ها و صدها نرم افزار حسابداری انتخاب کنید. در گام دوم سعی می کنیم شما را با معیارها و شاخص هایی سنجش پذیر برای مقایسه بین نرم افزارهای گروه هدفتان آشنا کنیم. و در گام سوم شاخص ها و معیارهای کلان تر را برای انتخاب نهایی نرم افزار مناسب شما معرفی می کنیم.
در نهایت جهت آشنایی با روش فوق به بررسی نمونه یک انتخاب می پردازیم.
گام اول : دسته بندی نرم افزارهای حسابداری
برای ساده کردن مساله انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری، بهترین کار اینه که اول سعی کنیم آنها را در گروه های کلان تر تقسیم بندی کنیم. این تقسیم بندی می تونه از محورهای مختلف زیر صورت بگیرد.
-
از منظر نصب و راه اندازی
نرم افزارهایی که نیاز به خرید، نصب و راه اندازی دارند. (نرم افزارهای حسابداری سنتی)
نرم افزارهایی که بدون نیاز به نصب و راه اندازی قابل استفاده هستند. (نرم افزارهای حسابداری ابری)
-
از منظر یکپارچگی با دیگر نرم افزارهای کسب و کار
آیا فقط به دنبال یک نرم افزار حسابداری برای ثبت اسناد حسابداری هستیم
یا به دنبال نرم افزار حسابداری یکپارچه با خرید و فروش(بازرگانی) ، انبار، تولید و دریافت و پرداخت(خزانه) و … هم هستیم.
-
از منظر تخصصی فعالیت
آیا به دنبال نرم افزارهای تخصصی برای صنف خاصی مانند طلا فروشی، آرایشگاه و … هستید
یا کسب و کار شما در یکی از گروه های اصلی خدمات، بازرگانی، تولید و صنعت دسته بندی می شه
-
از منظر پیچیدگی
آیا سادگی نرم افزار مهم است و کمتر به دنبال تنظیمات و سفارشی سازی توسط خودتان هستید
یا حاضر هستید پیچیدگی نرم افزار را تحمل کنید ولی نرم افزار امکانات و تنظیمات بیشتری را به شما بدهد.
-
از منظر هزینه
به دنبال نرم افزارهای حسابداری ارزان قیمت ولی با امکانات کامل هستید.
یا هزینه نرم افزار در مقابل شهرت آن برایتان مهم نیست.
بی شک می تونید از دیدگاه خودتان منظرهای مختلف دیگری را برای دسته بندی نرم افزارهای حسابداری انتخاب کنید که میشه به لیست فوق اضافه کرد. اما برای سادگی بهتره اول دو تا از پرکاربرد ترین محورهای دسته بندی را انتخاب کنیم و نرم افزارهای موجود در بازار را ابتدا بر اساس آن معیارها دسته بندی کنیم.
مثلا امروزه دسترسی به نرم افزارهای حسابداری از راه دور برای بسیاری از صاحبان کسب و کارها و حسابداران جزو اولین و ضروری ترین معیارها محسوب میشه و بی شک هزینه تمام شده خرید نرم افزارهای حسابداری نیز برای اکثر افراد مهم است. با ترکیب این دو محور می تونیم نرم افزارهای موجود در بازار را به شکل زیر دسته بندی کنیم.
همانطور که در شکل بالا ملاحظه می کنید اگر برای شرکتی دسترسی به نرم افزارهای آنلاین و تحت وب مهمتر باشه دیگه سراغ خیلی از نرم افزارهای دیگه که این ویژگی را ندارند نمی ره و اگر هم هزینه برایش مهم باشه دور برخی از برندها و نرم افزارهای با قیمت بالا را هم خط می کشه و این طوری دامنه انتخاب اش محدود به نرم افزارهای مشابه در آن گروه میشه.
گام دوم : معیارهای مقایسه ای
بعد از اینکه گروه هدف خودتان را انتخاب کردید نوبت به شناسایی و انتخاب معیارهایی برای مقایسه نرم افزار حسابداری گروه هدفتان با یکدیگر می رسد.
در اینجا می توانید معیارهای تان را از میان محور ها و مناظر مختلفی که در گام قبل از آنها صرف نظر کرده اید نیز انتخاب کنید. مثلا معیار یکپارچگی یا کامل بودن نرم افزار می تونه یکی از معیارهای انتخاب شما باشه.
از آنجاییکه انتخاب یک نرم‌افزار حسابداری مناسب می‌تواند تأثیر زیادی بر عملکرد مالی کسب‌وکار شما داشته باشد. برای انتخاب بهترین نرم‌افزار از بین گزینه های ممکن، می‌توانید از معیارهای زیر استفاده کنید:
-
نیازهای کسب‌وکار
ابتدا مشخص کنید که کسب‌وکار شما چه نیازهایی دارد. آیا صرفا به دنبال یک نرم افزار حسابداری برای مدیریت مالی و گزارش‌دهی هستید یا به دنبال یک نرم افزار هستید که هم فعالیت های مختلف کسب وکار مانند خرید، فروش، دریافت، پرداخت و … را مکانیزه نمایند و هم حساب و کتاب طرف حساب ها، مشتریان و تامین کنندگان را مدیریت کنید.
اگر اولی است کافی است صرفا نرم افزارهای تک منظوره حسابداری را در لیست نهایی برای مقایسه قرار دهید ولی اگر هدف شما مکانیزه کردن فعالیت ها هم هست بهتره نرم افزارهای حسابداری جامع یا حسابداری یکپارچه را در فهرست گروه های مقایسه ای خود قرار دهید.
-
نیازمندی های کارکردی ضروری خود را شناسایی کنید.
نرم افزارها از لحاظ اینکه چه میزان نیازهای کارکردی را پوشش می دهند نسبت به یکدیگر سنجیده می شوند. منظور از نیاز کارکردی نیازهایی است که شما در کسب و کارتان به آن نیازمند هستید. مثلا اگر کسب و کار شما از نوع بازرگانی است بی شک نیاز کارکردی خرید، فروش و انبار جزو ضروری ترین نیازمندی های شما است. یا اگر شما یک کارگاه تولیدی هستید مواردی همچون سفارش تولید، تکمیل سفارش، خرید مواد اولیه جزو نیازهای ضروری شما است. بر اساس این نیازها یک جدول مقایسه ای تهیه کنید و نرم افزارهای گروه هدفتان را بر مبنای آن با یکدیگر مقایسه کنید. به عنوان مثال جدول زیر را مشاهده کنید
-
سهولت استفاده و کاربری
امروزه سهولت استفاده و کاربری یکی از مهترین معیارهای انتخاب و خرید نرم افزارها محسوب می گردد. اینکه شما برای استفاده از نرم افزار به چه میزان به فروشنده آن وابستگی داشته باشید بسیار مهم است. برخی از نرم افزارها به گونه ای طراحی شده اسند که برای علاوه بر نصب و راه اندازی نیاز به ده ها ساعت آموزش تخصصی دارند.
علاوه بر سهولت کاربری دسترسی به منابع آموزشی و پشتیبانی نیز بسیار مهم است اینکه چه میزان دسترسی به راهنمای کاربری و پشتیبان های نرم افزاری ساده و سریع باشد و چقدر منابع آموزشی به روز رسانی می گردد نیز از اهمیت بالایی برخوردار است.
-
توجه به نیازمندی های غیر کارکردی
برخلاف نیازمندی های کارکردی که اکثرا برای خریداران مشهود و ملموس است بسیاری از ویژگی های نرم افزارها در وهله نخست و انتخاب ملموس نبوده و مشتری حتی از ضرورت آن ها آگاه نیست. لیکن نرم افزارهای حرفه ای در بازار با آگاهی از این نیازمندی ها آن ها را در نرم افزارهایشان پشتیبانی می کنند.
مهمترین این نیازمندی های عبارتند از :
- حقوق دسترسی
اینکه شما بتوانید کاربران مختلف نرم افزار را مدیریت کنید و دسترسی هر یک از آنها و گروه های کاربری خود را متناسب با نیازشان مدیریت کنید یکی از این نوع نیازمندی ها است.
- مقیاس پذیری
معمولا نرم افزارها در هنگامی که تعداد کاربران آن سیستم رشد می کند و یا میزان اسناد و فاکتورهای درج شده در آن زیاد می شود دچار افت می شوند. اینکه کدام یک از این نرم افزارها می توانند در مقیاس بالا نیازمندی های آتی شما را پاسخ دهند یکی از معیارهایی است که برای خریدارانی که پیش بینی رشد بالا در کسب و کار دارند باید مورد توجه قرار گیرد.
- امنیت و حفظ حریم خصوصی
در نهایت معیارهای حفظ حریم خصوصی و محرمانگی داده ها و اطلاعات حسابداری و امنیت پایگاه داده های شما بسیار مهم است. معمولا اکثر افراد برای عملیات پشتیبانی و ذخیره سازی اطلاعات خود از خدمات کارشناسی و پشتیبانی شرکت های ارائه دهنده نرم افزارهای حسابداری استفاده می کنند. بی شک دسترسی این افراد به اطلاعات می تونه کسب و کار شما را با مخاطره مواجه کند. امروزه فناوری های جدید پشتیبان گیری به نحوی طراحی و ارائه شده اند که فرایند ها را بدون نیاز به افراد واسط انجام می دهند. در این خصوص نرم افزارهای حسابداری ابری با پشتیبانگیری مرتب و منظم و بدون دخالت انسان یکی از امن ترین نرم افزارهای حسابداری هستند.
گام سوم : آزمون، سنجش و بازخورد
در گام سوم و نهایی به مرحله آزمون و سنجش معیار ها می پردازیم. حالا که در دو گام قبلی دامنه انتخابات خود را بسیار محدود کرده اید کافی است مرحله نهایی را برای انتخاب محصول طی کنید. در این مرحله به هدف راستی آزمایی معیارها اقدام عملی انجام می دهیم تا قبل از خرید از انتخاب خود مطمئن شویم.
-
خودتان آزمایش کنید
توصیه ما برای شما این است که حتما سعی کنید در این مرحله شرایطی را از فروشنده بخواهید که خودتان برای مدت محدود بتونید از کلیه امکانات نرم افزار بصورت آزمایشی استفاده کنید. امروزه بسیاری از ارائه دهندگان نرم افزارهای حسابداری شرایطی را برای مشاهده امکانات قبل از خرید مهیا کرده اند. راه کارهایی مانند دمو محصول، کارکردن آزمایشی با محصول برای این مرحله بسیار متداول است.
مواردی که با کارکردن آزمایشی بدست می آورید عبارتند از:
- اطمینان از پوشش نیازمندی های کسب وکار
- درک بهتر میزان سهولت کاربری
- بررسی نحوه دسترسی به منابع آموزشی
- بررسی وضعیت پشتیبانی
-
بازخور بگیرید
سعی کنید با مراجعه به سایت فروشنده و آشنایی با مشتریان محصول با آنها ارتباط برقرار کرده و از میزان رضایت آنها اطمینان حاصل کنید. معمولا بسیاری از فروشنده ها بخش هایی از سایت خود را به ارائه نظرات مشتریان اختصاص داده اند که می توانید برای شروع از آن استفاده کنید.
-
هزینه / فایده
در مرحله نهایی نسبت هزینه به فایده را برای موارد و گزینه های نهایی خود بسنجید. بدین معنی که حساب کنید کدام گزینه برای شما با هزینه کمتر بیشترین فایده را خواهد داشت. برای این موضوع حتما تعرفه های گزینه ها را هم برای شروع کار و هم برای توسعه کسب و کارتان در نظر بگیرید.
بررسی موردی انتخاب یک نرم افزار
فرض می کنیم کسب و کار شما یکی از کسب و کارهای متداول در حوزه بازرگانی است. در گام نخست هم مشابه به آنچه گفته شد و ماطبق با شکل ۱ شما هم به دنبال نرم افزارهای آنلاین و ارزان قیمت بازار هستید. لذا در گروه هدفتان به نرم افزارهایی همچون نرم افزار حسابداری یکپارچه ابرستان، نرم افزار حسابداری فینتو، نرم افزار حسابفا و قیاس و هوفر رسیده اید.
در گام دوم شما به دنبال نیازهای ذیل برای کسب و کار هستید:
- امکان تعریف انواع کالاها در گروه های مختلف کالایی
- امکان تعریف طرف حساب های خریدار و تامین کننده کالا
- امکان تامین کالا از طریق صدور فاکتور خرید
- امکان فروش کالا از طریق صدور فاکتور فروش و درج اتوماتیک سند حسابداری وابسته به آن
- امکان ارسال فاکتورهای فروش به انتخاب خودتان به سامانه مودیان مالیاتی
- امکان دریافت سفارش فروش توسط بازاریاب ها (صدور پیش فاکتور توسط بازاریاب)
- امکان محاسبه اتوماتیک پورسانت بازاریاب ها بر اساس سفارش های محقق شده (پس ازدریافت وجه فاکتور)
- امکان ارسال صورتحساب و بدهی به مشتری و دریافت وجه آنلاین
- امکان همزمانی فروش کالا از طریق فروشگاه آنلاین و فروشگاه یا شرکت
- امکان ثبت سفارشات در محل مشتری توسط ویزیتور از طریق اپ موبایل یا تبلت اندرویدی
در گام دوم با مقایسه این امکانات متوجه می شوید که مثلا دو نرم افزار حسابداری ابرستان و حسابداری حسابفا تمامی این امکانات را دارند. هر دو جز گروه نرم افزارهای حسابداری ابری هستند. هر دو ارزان قیمت و یکپارچه هستند. و هر دو تمامی امکانات مورد نیاز شما را پشتیانی می کنند.
حال برای انتخاب گزینه نهایی به گام سوم بروید. خوشبختانه امکان استفاده رایگان ۱۴ روزه این نرم افزارها برای شما مهیا است مثلا کافی است با مراجعه به صفحه ثبت نام رایگان ابرستان از اینجا به مدت دو هفته از تمامی امکانات آن به رایگان استفاده کنید، کالا تعریف کنید، فاکتور فروش بزنید، فاکتور را تسویه کنید و ……
با مراجعه به سایت هر دو گزینه و دریافت بازخور از آنها نیز متوجه می شوید که از این لحاظ نیز تفاوت معنا داری بین دو گزینه وجود ندارد.
حال شاید انتخاب برای شما سخت شده باشد ولی مرحله سوم از گام سوم می تونه شما را در این بخش یاری رساند.
کافی است با مراجعه به صفحه تعرفه های این دو نرم افزار سعی کنید آنها را با یکدیگر مقایسه کنید.
نکته ای که در اینجا حائز اهمیت است اینه که دقت کنیم ابتدا سعی کنیم نرم افزارها را در هزینه با یکدیگر مقایسه پذیر کنیم.
بعنوان نمونه در همین مثال حسابداری ابرستان مبنای قیمت دهی خود را بر اساس تعداد طرف حساب یا کالا در گروه های ۱۰۰ تایی، ۴۰۰ تایی و نامحدود معرفی کرده ولی حسابفا در این گروه ها محدودیت نداره ولی تعداد سند در ماه را محدود به ۷۵، ۱۵۰، ۳۰۰ و نامحدود تعریف کرده است که با مقایسه حالت نامحدود متوجه می شویم هزینه حسابداری ابرستان با مبلغ ۶۴۹ هزارتومان در ماه در برابر ۷۹۰ هزارتومان در ماه حسابفا منجر به کاهش هزینه یک میلیون و چهارصد و ده هزار تومانی در سال می گردد.
برای آشنایی با امکانات نرم افزار حسابداری ابرستان می توانید به نشانی www.abrestan.com مراجعه کنید.
فیلم معرفی نرم افزار حسابداری ابرستان
سلام نرم افزار هلو حرف نداره و عالیه میشه گفت بهترین نرم افزار حسابداری ایران هلوه.
سلام از بابت اینکه نظر شخصی تون رو با ما به اشتراک گذاشتید از شما متشکریم.